Cadastros base

Para que serve

Os cadastros base são as listas de apoio que todo o sistema reutiliza: métodos de pagamento, unidades de medida, fornecedores, fabricantes, tipos de anestesia, países, municípios, e mais.

Sempre que num formulário aparece uma lista para escolher — o fornecedor de uma despesa, a unidade de um produto da farmácia, o tipo de anestesia de uma cirurgia — essa lista vem daqui.

Dois pontos importantes:

1. Os cadastros não dependem do plano contratado. Estão sempre disponíveis.
2. Não é preciso vir aqui para criar uma opção em falta. Em quase todos os formulários pode criá-la sem sair do sítio onde está. Ver a secção Criar sem sair do formulário.

Quando usar

• Na abertura da clínica, para preencher as listas essenciais.
• Quando aparece um fornecedor, um fabricante ou uma marca novos.
• Quando é preciso corrigir um nome mal escrito.
• Quando é preciso desativar uma opção que já não se usa.

Quem pode usar

Ação	Permissão	Perfis que têm
Ver os cadastros	view-registries	admin, superadmin
Criar, alterar e remover registos	manage-registries	admin, superadmin

Nenhum outro perfil tem estas permissões de origem. Se a receção precisar de criar fornecedores, o administrador tem de lhe dar manage-registries.

Note-se, porém, que a criação a partir de outro formulário (por exemplo, criar um fornecedor enquanto regista uma despesa) também exige manage-registries.

Que cadastros existem

Cadastro	Para que serve	Campos extra
Métodos de pagamento	Dinheiro, transferência, cartão…	—
Unidades de medida	Comprimido, caixa, ampola, ml…	—
Categorias de produto	Para os produtos da farmácia	—
Categorias de procedimento	Para os procedimentos da clínica	—
Categorias de análise	Para os exames de laboratório	—
Fabricantes	Fabricantes de medicamentos e material	—
Marcas	Marcas comerciais	—
Fornecedores	Quem fornece à clínica	NIF, E-mail, Telefone, Morada, Contacto
Tipos de anestesia	Para o bloco operatório	—
Tipos de cirurgia	Para o bloco operatório	—
Centros de custo	Para repartir as despesas	—
Bancos	Bancos da clínica	—
Moedas	Moedas usadas	—
Países	Lista de países	—
Províncias	Províncias	País
Municípios	Municípios	Província
Tipos de documento	Bilhete de identidade, passaporte…	—
Tipos de amostra	Sangue, urina, fezes…	—
Tipos de exame	Tipos de exame do laboratório	—

Ecrãs e funcionalidades

1. Página Cadastros

Endereço: /cadastros Menu: grupo Administração → Cadastros

[CAPTURA: página de cadastros, com a grelha de todos os tipos de cadastro]

• Título: Cadastros
• Subtítulo: «Dados reutilizados por todos os módulos da clínica.»
• Uma grelha com todos os tipos de cadastro. Clicar num deles abre a sua lista.

2. Página de um cadastro

Endereço: /cadastros/{tipo}

[CAPTURA: página de um cadastro, com as etiquetas de tipo em cima, a pesquisa e a tabela de registos]

• Título: o nome do cadastro (por exemplo, Fornecedores)
• Subtítulo: «{N} registo(s)»
• Botão Cadastros, para voltar atrás
• Botão Novo
• Etiquetas com os outros tipos de cadastro, para trocar sem voltar atrás
• Campo de pesquisa: Procurar…
• Tabela com as colunas: Nome, Código, as colunas extra do cadastro (se houver), Ativo e uma coluna de ações
• Se não houver nada: «Sem registos.»

Cada botão, o que faz

Botão	O que faz
Cadastros	Volta à lista de todos os cadastros
Novo	Abre um formulário na própria página, sem mudar de ecrã
Etiquetas dos tipos de cadastro	Trocam de cadastro sem voltar à página inicial
Ícone do lápis (Editar)	Torna a linha editável, ali mesmo na tabela
Ícone do visto (Guardar)	Grava a linha em edição
Ícone X (Cancelar)	Cancela a edição
Ícone do caixote do lixo (Remover)	Abre a confirmação de remoção
Guardar (no formulário de criação)	Cria o registo
Cancelar (no formulário de criação)	Fecha o formulário sem gravar

Ao remover, o sistema pergunta «Remover «{nome}»?» e avisa: «Se houver registos a usar este cadastro, a remoção é recusada.»

Cada campo do formulário

Campo	Obrigatório	Regras
Nome *	Sim	Texto, até 255 caracteres. Não pode repetir um nome já existente nesse cadastro
Código	Não	Texto, até 50 caracteres
Campos extra	Não	Variam conforme o cadastro (ver a tabela acima). Texto, até 255 caracteres
Ativo	Não	Caixa a marcar, disponível ao editar uma linha. Um registo inativo deixa de aparecer nas listas dos outros formulários

Criar sem sair do formulário

Esta é a parte mais útil do módulo, e a que evita a maior parte das idas a este ecrã.

Imagine que está a registar uma despesa e o fornecedor ainda não existe. Não é preciso interromper o que está a fazer.

Como funciona

1. No campo do fornecedor, comece a escrever o nome.
2. À medida que escreve, aparece uma lista com os fornecedores existentes.
3. Se nenhum servir, aparece a opção Criar «{o que escreveu}».
4. Ao clicar, abre a janela Novo registo.
5. Preencha o Nome * e os campos extra que aparecerem (no caso de um fornecedor, NIF e Telefone).
6. Clique em criar.
7. O registo novo fica automaticamente escolhido no campo e continua exatamente onde estava.

[CAPTURA: campo de seleção com a opção "Criar «Farmadis Angola»" visível na lista]

O aviso de duplicados

O sistema tenta evitar que a mesma coisa fique registada duas vezes com nomes parecidos.

Se, ao criar, já existirem registos com nomes semelhantes, aparece um aviso amarelo:

«Já existem registos parecidos. Pretende usar um destes?»

Por baixo, a lista dos registos parecidos. A partir daí tem três opções:

Opção	O que faz
Clicar num dos registos da lista	Escolhe esse registo e fecha a janela. É quase sempre o que deve fazer
Voltar	Volta ao campo do nome, para o corrigir
Criar mesmo assim	Cria um registo novo, apesar da semelhança

Este aviso aparece na janela de criação rápida. No formulário da própria página de cadastros, o registo é criado diretamente.

Proteção contra remoções

Não é possível remover um cadastro que esteja a ser usado.

Se tentar remover, por exemplo, um fornecedor que tem despesas associadas, o sistema recusa e diz:

«Não é possível remover: {N} registo(s) associado(s).»

O número indica quantos registos, em todo o sistema, estão a usar esse cadastro.

Se quiser mesmo deixar de usar um registo sem apagar o histórico, desmarque a caixa Ativo em vez de o remover. Ele deixa de aparecer nas listas, mas os registos antigos ficam intactos.

Exemplo prático

Situação: a clínica passou a comprar material a um fornecedor novo, a Farmadis Angola.

Caminho rápido — enquanto regista uma despesa

1. A rececionista está a registar a despesa em Financeiro → Financeiro → Nova despesa.
2. No campo Fornecedor, escreve Farmadis.
3. A lista não mostra nada de útil, mas aparece a opção Criar «Farmadis».
4. Clica. Abre a janela Novo registo.
5. Corrige o nome para Farmadis Angola e preenche:
   • NIF: 5417009876
   • Telefone: 222 445 566
6. Clica em criar.
7. O fornecedor fica escolhido no campo da despesa, e ela continua a preencher a despesa.

Caminho longo — pela página de cadastros

8. Ir a Administração → Cadastros.
9. Clicar em Fornecedores.
10. Clicar em Novo. Abre-se um formulário na própria página.
11. Preencher:
    • Nome *: Farmadis Angola
    • Código: FARM-01
    • NIF: 5417009876
    • Telefone: 222 445 566
12. Clicar em Guardar. Aparece «Registo criado.»

Quando alguém tenta criar o mesmo outra vez

13. Semanas depois, outra pessoa tenta criar Farmadis.
14. Aparece o aviso «Já existem registos parecidos. Pretende usar um destes?» com Farmadis Angola na lista.
15. Clica em Farmadis Angola e evita o duplicado.

Quando se tenta remover

16. Mais tarde, alguém tenta remover Farmadis Angola.
17. O sistema recusa: «Não é possível remover: 12 registo(s) associado(s).»
18. Em vez de remover, edita a linha e desmarca Ativo.

Fluxo completo

Preparar os cadastros na abertura da clínica

1. Ir a Administração → Cadastros.
2. Preencher, por esta ordem de importância:
   • Métodos de pagamento (essenciais para a faturação)
   • Unidades de medida e Categorias de produto (para a farmácia)
   • Categorias de procedimento
   • Fornecedores
   • Centros de custo (se a clínica os usar)
   • Tipos de anestesia e Tipos de cirurgia (se houver bloco operatório)
   • Tipos de amostra e Tipos de exame (se houver laboratório)
3. Em cada cadastro, clicar em Novo, preencher o Nome * e clicar em Guardar.

No dia a dia

Não venha aqui. Crie a opção em falta a partir do formulário onde está.

Erros comuns e como resolver

Mensagem ou situação	Porquê	O que fazer
«Já existem registos parecidos. Pretende usar um destes?»	Existe um registo com nome semelhante	Escolha o registo da lista. Só clique em Criar mesmo assim se tiver a certeza de que são coisas diferentes
«Não é possível remover: {N} registo(s) associado(s).»	O cadastro está a ser usado noutros sítios	Não remova. Desmarque a caixa Ativo
O nome já existe e o sistema recusa	Não pode haver dois registos com o mesmo nome no mesmo cadastro	Verifique se o registo já não está lá. Se estiver inativo, ative-o
«O nome é obrigatório.»	O campo Nome * ficou vazio	Escreva o nome
«Não foi possível criar.»	Falha ao gravar	Tente de novo. Se persistir, contacte o administrador
Não vejo a opção Criar «…» nos formulários	Falta-lhe a permissão manage-registries	Fale com o administrador da clínica
Não encontro um registo na pesquisa dos formulários	Está inativo. As listas dos formulários só mostram registos ativos	Vá a Administração → Cadastros, edite a linha e marque Ativo
Não consigo abrir Cadastros	Falta-lhe a permissão view-registries	Fale com o administrador
Removi um registo e o nome não ficou livre logo	O nome volta a ficar disponível depois da remoção	Recarregue a página

Dicas e boas práticas

• Leia sempre o aviso de duplicados. É a única defesa contra ter Farmadis, Farmadis Angola e FARMADIS ANGOLA LDA como três fornecedores diferentes.
• Desative em vez de remover. Um registo removido leva consigo a possibilidade de perceber os dados antigos.
• Preencha o NIF dos fornecedores. É o que distingue fornecedores com nomes parecidos.
• Use o Código para os cadastros com muitos registos. Ajuda na pesquisa.
• Combine com a equipa a forma de escrever os nomes. Dinheiro e Numerário para a mesma coisa dividem os relatórios em dois.
• Não crie cadastros «por precaução». Crie-os quando forem precisos, a partir do formulário onde estão a fazer falta.
• Reveja os cadastros de vez em quando e desative o que já não se usa. Listas curtas preenchem-se mais depressa.

Por confirmar

• Os registos têm, no sistema, campos de descrição e de ordenação, mas não foram encontrados os campos correspondentes no ecrã.
• Não foi possível confirmar se, ao criar um registo a partir da página de cadastros (botão Novo), o aviso de duplicados é apresentado. No código, o formulário dessa página cria diretamente.
• Não foi possível confirmar como se define que um método de pagamento conta como numerário para efeitos de caixa. Ver Financeiro.
• Não foi possível confirmar se a clínica já vem com alguns cadastros preenchidos de origem, além dos métodos de pagamento essenciais.