Indicadores (BI de gestão)

Para que serve

A página Indicadores dá o retrato de gestão da clínica: quanto se cobrou, quanto está por cobrar, quanto da agenda está ocupada, quantas faltas houve e o que cada médico produziu.

Não confundir com o Painel (Dashboard). O Painel dá números gerais de marcações. Os Indicadores dão análise financeira e operacional, com comparação face ao período anterior e exportação para PDF e Excel.

Esta funcionalidade depende do plano contratado (a partir do plano Avançado). Sem esse plano, a página devolve erro 404 — página não encontrada, sem qualquer explicação. Ver o capítulo 97 — Resolução de problemas.

Quando usar

• No fim de cada mês, para fechar contas.
• Em reuniões de direção.
• Quando é preciso perceber porque é que a receita desceu.
• Quando se quer comparar a produção dos médicos.
• Quando é preciso um relatório para apresentar a terceiros.

Quem pode usar

Ação	Permissão	Perfis que têm
Ver os indicadores	view-bi	admin, superadmin, receção
Exportar em PDF	view-bi	os mesmos
Exportar em Excel	view-bi	os mesmos

Não existe permissão de alteração. A página é só de leitura.

Nota: os perfis médico, enfermeiro e laboratório não têm acesso.

Ecrãs e funcionalidades

Endereço: /gestao Menu: grupo Painel → Indicadores

[CAPTURA: página Indicadores, com os quatro cartões no topo, o seletor de período e os gráficos por baixo]

Cabeçalho

• Linha pequena: Gestão
• Título: Indicadores
• Subtítulo: «Desempenho financeiro e operacional da clínica»
• No canto superior direito: os botões PDF e Excel

Seletor de período

Três botões: 7 dias, 30 dias e 90 dias. Por omissão está em 30 dias.

Todos os números da página mudam quando muda o período. E todos são comparados com o período imediatamente anterior, de igual duração.

Os quatro cartões principais

Cartão	O que mostra	Comparação
Receita cobrada	O dinheiro efetivamente recebido, em kwanzas. Por baixo: «N fatura(s) paga(s)»	Percentagem face ao período anterior
Receita pendente	O que está faturado mas por cobrar. Por baixo: «N fatura(s) por cobrar»	Não tem comparação
Taxa de ocupação	Percentagem da agenda que está preenchida. Por baixo: «capacidade estimada»	Diferença em pontos percentuais
Taxa de no-show	Percentagem de pacientes que faltaram. Por baixo: «N falta(s) de M»	Percentagem face ao período anterior, com o sinal invertido — subir é mau

Junto à comparação aparece uma seta para cima ou para baixo, e o texto «±X% vs período anterior». Quando não há dados do período anterior, aparece «Sem comparação anterior».

Os três gráficos

Gráfico	O que mostra
Receita cobrada por dia	Evolução diária da receita cobrada
Ocupação semanal	Barras com Reservados e Capacidade, semana a semana
Top procedimentos por receita	Os procedimentos que mais dinheiro geraram

Quando não há dados: «Sem dados no período».

Tabela Produção por médico

Colunas: Médico, Especialidade, Atendidas, Faltas, Taxa de faltas e Receita.

Pode clicar no cabeçalho de cada coluna para ordenar por essa coluna.

Se não houver nada: «Sem produção registada no período».

Cartões que só aparecem em certos planos

Cartão	Aparece se	O que mostra
Satisfação (NPS)	A clínica tiver o plano com avaliações	O valor de NPS, a taxa de resposta e a contagem de Promotores, Passivos e Detratores
Fila de espera	A clínica tiver o plano com fila de espera	Número de entradas, tempo médio de espera e quantos não compareceram

Cada botão, o que faz

Botão	O que faz
7 dias / 30 dias / 90 dias	Muda o período de análise. Toda a página se atualiza
PDF	Descarrega o Relatório de gestão em PDF, com o período selecionado
Excel	Descarrega o relatório de produção por médico em ficheiro CSV, que abre no Excel
Cabeçalhos da tabela Produção por médico	Ordenam a tabela por essa coluna

O que vem em cada exportação

PDF — ficheiro relatorio-gestao-{dias}dias.pdf. Contém:

• O nome da clínica e o título «Relatório de gestão — últimos N dias».
• A linha «Período: … · Gerado em …».
• Secção Financeiro: Receita cobrada, Faturado, Pendente e Pagamentos.
• Secção Ocupação e faltas: Taxa de ocupação, Consultas atendidas, Faltas (no-show) e Taxa de faltas.
• Tabela Desempenho por médico.
• Tabela Top procedimentos (por receita).

Excel — ficheiro relatorio-medicos-{dias}dias.csv, com as colunas: Médico, Especialidade, Atendidas, Faltas, Taxa de faltas (%) e Receita (AOA). Os valores estão separados por ponto e vírgula.

Cada campo do formulário

Esta página não tem formulários. Só se escolhe o período e se lê. Não há nada para preencher nem para gravar.

Como os números são calculados

Esta secção explica as regras. Sem elas, os números parecem errados quando não estão.

Receita cobrada. Conta pela data do pagamento. Uma fatura emitida em maio e paga em junho conta para junho.

Receita faturada e pendente. Contam pela data de emissão da fatura.

Taxa de no-show. Soma os estados Faltou e Não compareceu. As consultas Canceladas ficam de fora do cálculo — cancelar com aviso não é faltar.

Taxa de ocupação. Compara os blocos marcados com a capacidade estimada. A capacidade é calculada a partir dos horários de trabalho dos médicos ativos, divididos em blocos de 30 minutos.

Taxas sem dados. Quando não há nada para dividir, a taxa aparece vazia, e não como zero. Isto é intencional: zero por cento significa uma coisa; «não há dados» significa outra.

Período anterior. É o período de igual duração imediatamente antes do selecionado. Se escolher 30 dias, compara com os 30 dias anteriores.

Atualização dos números. Os valores são guardados temporariamente durante 10 minutos. Uma fatura paga agora pode não aparecer já a seguir.

Exemplo prático

Situação: o Dr. Sousa, diretor clínico, quer fechar o mês de julho e perceber porque é que a receita desceu.

1. Vai a Painel → Indicadores.
2. Clica em 30 dias.
3. No cartão Receita cobrada, lê 4.850.000,00 Kz e, por baixo, uma seta para baixo com «−12% vs período anterior».
4. No cartão Receita pendente, lê 1.320.000,00 Kz e «28 fatura(s) por cobrar». Percebe que parte da quebra é cobrança em atraso, não menos trabalho.
5. No cartão Taxa de no-show, lê 18%, com seta para cima. É mau sinal.
6. No cartão Taxa de ocupação, lê 62%, contra 71% no período anterior.
7. Olha para o gráfico Receita cobrada por dia: há uma quebra clara na terceira semana.
8. Na tabela Produção por médico, clica no cabeçalho Taxa de faltas para ordenar. Vê que um médico tem 31% de faltas, muito acima dos restantes.
9. Clica em PDF e descarrega o relatório para levar à reunião de direção.
10. Clica em Excel para trabalhar os números da produção por médico numa folha de cálculo.

Conclusões que tira: a receita desceu por duas razões somadas — mais faltas e cobrança em atraso. Decide (a) ativar lembretes de consulta e (b) pôr a receção a contactar as 28 faturas pendentes.

Fluxo completo

1. Ir a Painel → Indicadores.
2. Escolher o período: 7 dias, 30 dias ou 90 dias.
3. Ler os quatro cartões principais e as respetivas comparações.
4. Ver o gráfico Receita cobrada por dia para localizar quebras.
5. Ver a Ocupação semanal para perceber se a agenda está a ser aproveitada.
6. Ver Top procedimentos por receita para saber o que sustenta a clínica.
7. Ordenar a tabela Produção por médico pela coluna que interessar.
8. Se existirem, ler os cartões Satisfação (NPS) e Fila de espera.
9. Exportar em PDF para apresentar, ou em Excel para analisar.

Erros comuns e como resolver

Situação	Porquê	O que fazer
A página dá 404	O plano contratado não inclui o Dashboard BI	Fale com o administrador da clínica
A página dá 403 (acesso proibido)	Tem o plano, mas falta-lhe a permissão view-bi	Fale com o administrador
Mudei o endereço para outro número de dias e apareceu 404	Só são aceites 7, 30 e 90 dias	Use os botões da página
Uma taxa aparece vazia em vez de zero	Não houve dados suficientes para a calcular	É intencional. Escolha um período maior
A receita não bate certo com a contabilidade	A receita cobrada conta pela data do pagamento, não pela data da fatura	Compare também com a Receita faturada, que conta pela data de emissão
A taxa de no-show parece baixa	As consultas canceladas não contam como faltas	É intencional
Paguei uma fatura agora e a receita não subiu	Os números são guardados durante 10 minutos	Aguarde e recarregue
O cartão Satisfação (NPS) não aparece	O plano não inclui as avaliações	Fale com o administrador
O cartão Fila de espera não aparece	O plano não inclui a fila de espera	Fale com o administrador
Os acentos aparecem estranhos no Excel	O ficheiro está em CSV com separador ponto e vírgula	Abra pelo Excel, e não por um editor de texto. O ficheiro já traz a marca de codificação correta
A taxa de ocupação parece baixa demais	A capacidade é estimada a partir dos horários dos médicos	Verifique se as escalas dos médicos estão corretas. Ver o capítulo Médicos
Um médico não aparece na tabela de produção	Não teve consultas atendidas no período	Alargue o período

Dicas e boas práticas

• Analise sempre os quatro cartões em conjunto. Receita a descer com ocupação a subir e faltas a subir conta uma história muito diferente de receita a descer com tudo estável.
• A Receita pendente é o indicador mais acionável de todos. Cada kwanza aí é trabalho já feito e ainda não pago.
• Compare períodos iguais. Comparar 7 dias com 90 dias não diz nada.
• Antes de tirar conclusões da Taxa de ocupação, confirme que as escalas dos médicos estão bem preenchidas. Uma escala em falta faz a capacidade parecer errada.
• Uma taxa de faltas muito acima da média num médico costuma ter causas simples: horário difícil, falta de lembretes, ou marcações feitas com muita antecedência.
• Exporte o PDF antes de cada reunião de direção. É o mesmo retrato para todos.
• Não use estes números para avaliar pessoas isoladamente sem falar com elas primeiro. Um médico com poucas consultas atendidas pode estar a fazer cirurgias.

Por confirmar

• Não foi possível confirmar se existem outros períodos além de 7, 30 e 90 dias. Qualquer outro valor devolve 404.
• Não foi possível confirmar se a receita inclui as notas de pagamento além das faturas.
• Não foi possível confirmar se a tabela Produção por médico inclui médicos já desativados.
• Os cartões Satisfação (NPS) e Fila de espera dependem de dois planos diferentes do plano dos indicadores. É possível ter os indicadores sem esses cartões.