Campanhas

Para que serve

As campanhas ajudam a clínica a contactar pacientes de forma organizada. O sistema calcula quem contactar e prepara a mensagem; o envio é feito por si, no WhatsApp.

Existem três tipos de campanha:

Tipo	Quem apanha
Aniversariantes	Pacientes que fazem anos nos próximos dias
Reativação	Pacientes que já vieram mas não voltam há algum tempo
Follow-up	Pacientes com consulta realizada nos últimos dias

Esta funcionalidade depende do plano contratado (a partir do plano Profissional, que é anual). Sem esse plano, a página devolve erro 404 — página não encontrada. Ver o capítulo 97 — Resolução de problemas.

Quando usar

• Uma vez por dia, para as felicitações de aniversário.
• Uma vez por semana ou por mês, para reativar pacientes antigos.
• Alguns dias depois das consultas, para saber como o paciente está.

Quem pode usar

Ação	Permissão	Perfis que têm
Ver as campanhas e as listas de contacto	view-campaigns	admin, superadmin
Criar, alterar e remover campanhas	manage-campaigns	admin, superadmin
Marcar contactos como feitos	manage-campaigns	admin, superadmin

De origem, apenas os perfis de administrador têm estas permissões. Se a receção for tratar das campanhas, o administrador tem de lhe dar view-campaigns e manage-campaigns.

Uma coisa importante antes de começar

O sistema não envia mensagens. Calcula a lista de quem contactar, prepara o texto e abre o WhatsApp com a mensagem já escrita. É preciso carregar em enviar, paciente a paciente.

Isto é intencional: não há integração automática com o WhatsApp.

Ecrãs e funcionalidades

1. Lista de campanhas

Endereço: /campanhas Menu: grupo Pacientes → Campanhas

[CAPTURA: lista de campanhas, com os cartões de cada campanha e o botão "Nova campanha"]

• Título: Campanhas
• Subtítulo: «Aniversários, reativação e follow-up. O envio é feito por si, no WhatsApp.»
• Botão Nova campanha, no canto superior direito
• Cada campanha aparece num cartão, com o nome, a etiqueta Ativa ou Inativa, «{N} contacto(s) feitos» e «não repete em {N} dias»
• Se não houver nada: «Ainda não há campanhas.» e «Uma campanha calcula a lista de quem contactar e prepara a mensagem.»

2. Detalhe de uma campanha

Abre ao clicar num cartão.

[CAPTURA: detalhe de uma campanha, com os quatro indicadores e a tabela "Quem contactar"]

• O nome da campanha, a etiqueta Ativa ou Inativa e o subtítulo «{tipo} · não repete em {N} dias»
• Botão Voltar
• Quatro indicadores: A contactar, Com telefone válido, Contactados hoje e Total contactados
• Se houver pacientes sem telefone válido, aparece um aviso: «{N} paciente(s) sem telemóvel angolano válido não podem ser contactados por WhatsApp. Corrigir o contacto na ficha do paciente resolve.»
• Tabela Quem contactar, com a nota «— já contactados nos últimos {N} dias não aparecem», e as colunas Paciente, Motivo e Telefone
• Se não houver ninguém: «Ninguém a contactar neste momento.»
• Bloco Mensagem, como vai sair, com a pré-visualização da mensagem para o primeiro paciente da lista

Cada botão, o que faz

Na lista

Botão	O que faz
Nova campanha	Abre a janela de criação
Cartão de uma campanha	Abre o detalhe
Ícone do caixote do lixo	Pergunta «Remover esta campanha? O histórico de contactos é apagado com ela.» e, se confirmar, remove
Botões Aniversariantes, Reativação, Follow-up (na janela)	Escolhem o tipo e preenchem os valores por omissão
Criar campanha	Cria a campanha
Cancelar	Fecha sem gravar

No detalhe

Botão	O que faz
Voltar	Volta à lista de campanhas
Enviar (verde, numa linha)	Abre o WhatsApp com a mensagem já escrita e marca o contacto como feito
Contactado (numa linha sem telefone válido)	Marca o contacto como feito, sem abrir o WhatsApp. Ao passar o rato aparece «Marcar como contactado por outro meio»

Atenção ao botão Enviar. Ele faz duas coisas ao mesmo tempo: abre o WhatsApp e regista o contacto. Se depois não enviar a mensagem no WhatsApp, o sistema fica na mesma a pensar que o paciente foi contactado.

Cada campo do formulário

Janela Nova campanha

Campo	Obrigatório	Regras
Nome *	Sim	Texto, até 255 caracteres
Segmento *	Sim	Aniversariantes, Reativação ou Follow-up
Janela (o nome do campo muda com o tipo)	Sim	Número inteiro, de 0 a 365
Não repetir (dias) *	Sim	Número inteiro, de 0 a 365
Mensagem *	Sim	Texto, até 1000 caracteres
Campanha ativa	—	Caixa a marcar

O campo da janela, conforme o tipo

Tipo	Nome do campo	O que significa	Valor por omissão
Aniversariantes	dias à frente	Quantos dias à frente procurar aniversários	7
Reativação	meses sem vir	A partir de quantos meses sem consulta	6
Follow-up	dias desde a consulta	Consultas realizadas nos últimos N dias	7

O campo Não repetir (dias)

Impede que o mesmo paciente seja contactado duas vezes seguidas pela mesma campanha. O valor por omissão é 30.

Quem tiver sido contactado dentro desse prazo não aparece na lista.

Marcadores na mensagem

A mensagem aceita três marcadores, indicados no ecrã como «Marcadores: {primeiro_nome}, {nome}, {clinica}»:

Marcador	O que é substituído
{primeiro_nome}	O primeiro nome do paciente
{nome}	O nome completo do paciente
{clinica}	O nome da clínica

Marcadores desconhecidos ficam no texto tal como estão escritos.

Mensagens por omissão

Ao escolher o tipo, a mensagem preenche-se sozinha:

Tipo	Mensagem
Aniversariantes	«Olá {primeiro_nome}! A {clinica} deseja-lhe um feliz aniversário 🎂»
Reativação	«Olá {primeiro_nome}, já há algum tempo que não o vemos na {clinica}. Quer marcar uma consulta?»
Follow-up	«Olá {primeiro_nome}, aqui é da {clinica}. Como se tem sentido desde a consulta?»

Pode alterar o texto à vontade.

Como o sistema escolhe quem contactar

A lista é recalculada de cada vez que abre a campanha. Não fica guardada, e por isso nunca envelhece.

Aniversariantes

Apanha os pacientes cuja data de nascimento cai entre hoje e daqui a N dias. Funciona corretamente na passagem de ano. O motivo indicado é «Faz anos a {dia/mês}».

Pacientes sem data de nascimento não aparecem.

Reativação

Apanha os pacientes cuja última consulta realizada foi há mais de N meses. O motivo indicado é «Última consulta a {data}».

Pacientes que nunca tiveram consulta não aparecem.

Follow-up

Apanha os pacientes com consulta realizada nos últimos N dias. O motivo indicado é «Consulta a {data}».

Consultas futuras não contam.

O que conta como consulta realizada

Uma consulta só conta se já terminou e o seu estado não for Cancelado, Faltou, Não compareceu nem Agendado.

Ou seja: uma consulta cancelada não conta como visita, e uma marcação que ficou esquecida no estado Agendado também não. É mais uma razão para manter os estados das marcações atualizados. Ver 05 — Fluxos de trabalho recomendados.

Exemplo prático

Situação: a clínica quer felicitar os pacientes no dia do aniversário.

Parte 1 — Criar a campanha

1. Ir a Pacientes → Campanhas.
2. Clicar em Nova campanha.
3. Em Nome *, escrever Aniversários.
4. Em Segmento *, clicar em Aniversariantes. O campo dias à frente * preenche-se com 7 e a mensagem preenche-se sozinha.
5. Mudar dias à frente * para 0, para apanhar só quem faz anos hoje.
6. Deixar Não repetir (dias) * em 30.
7. Ajustar a Mensagem *: Olá {primeiro_nome}! 🎉 Toda a equipa da {clinica} lhe deseja um feliz aniversário e muita saúde.
8. Deixar Campanha ativa marcada.
9. Clicar em Criar campanha. Aparece «Campanha criada.»

Parte 2 — Usar a campanha, todos os dias

10. De manhã, ir a Pacientes → Campanhas e clicar em Aniversários.
11. O indicador A contactar mostra 4.
12. O indicador Com telefone válido mostra 3.
13. Aparece o aviso: «1 paciente(s) sem telemóvel angolano válido não podem ser contactados por WhatsApp. Corrigir o contacto na ficha do paciente resolve.»
14. Ler o bloco Mensagem, como vai sair para confirmar o texto.
15. Na primeira linha, clicar em Enviar. Abre-se o WhatsApp com a mensagem escrita e o número preenchido.
16. Carregar em enviar, dentro do WhatsApp.
17. Voltar ao separador do ClínicaPro. O paciente já saiu da lista.
18. Repetir para os outros dois.
19. Para o paciente sem telefone válido, telefonar. Depois, clicar em Contactado na linha dele.

Parte 3 — Corrigir o telefone em falta

20. Ir a Pacientes → Lista de Pacientes, abrir a ficha do paciente e corrigir o telefone.
21. No dia seguinte, ele já aparece com Enviar disponível.

Fluxo completo

Criar uma campanha

1. Ir a Pacientes → Campanhas.
2. Clicar em Nova campanha.
3. Escrever o Nome *.
4. Escolher o Segmento *.
5. Ajustar a janela de dias ou de meses.
6. Definir o Não repetir (dias) *.
7. Escrever a Mensagem *, usando os marcadores.
8. Clicar em Criar campanha.

Rotina de contacto

1. Abrir a campanha.
2. Ler os quatro indicadores.
3. Ler o bloco Mensagem, como vai sair.
4. Para cada linha com telefone válido: clicar em Enviar e, no WhatsApp, carregar em enviar.
5. Para cada linha sem telefone válido: contactar por outro meio e clicar em Contactado.
6. Corrigir os telefones em falta nas fichas dos pacientes.

Erros comuns e como resolver

Mensagem ou situação	Porquê	O que fazer
A página /campanhas dá 404	O plano contratado não inclui as campanhas	Fale com o administrador da clínica
Não vejo Campanhas no menu	Falta-lhe a permissão view-campaigns	Fale com o administrador
«Ninguém a contactar neste momento.»	Ninguém corresponde aos critérios, ou já foram todos contactados dentro do prazo de repetição	Alargue a janela de dias, ou reduza o Não repetir (dias)
Um paciente aparece com «sem número válido»	O telefone não está preenchido, ou não é um número angolano válido	Corrija o telefone na ficha do paciente
Cliquei em Enviar mas não enviei a mensagem	O sistema regista o contacto assim que clica, mesmo que não envie	O paciente sai da lista. Contacte-o por outro meio, ou aguarde o fim do prazo de repetição
Um paciente que veio a semana passada aparece na campanha de reativação	O estado da consulta dele ficou em Agendado ou foi marcado como Cancelado	Corrija os estados das marcações
Um paciente que nunca veio aparece na reativação	Não deve acontecer: só entram pacientes com pelo menos uma consulta realizada	Verifique o histórico do paciente
A campanha de aniversários não apanha ninguém	Os pacientes não têm data de nascimento preenchida	Complete as fichas dos pacientes
Removi uma campanha e perdi o histórico	O aviso é claro: «O histórico de contactos é apagado com ela.»	Em vez de remover, desmarque Campanha ativa
A mensagem sai com {primeiro_nome} escrito literalmente	O marcador foi mal escrito	Use exatamente {primeiro_nome}, {nome} ou {clinica}

Dicas e boas práticas

• Verifique o bloco Mensagem, como vai sair antes de enviar o primeiro contacto. É a única forma de ver o texto com os nomes já substituídos.
• Faça a campanha de aniversários todos os dias, com a janela em 0. Uma felicitação de aniversário enviada com uma semana de atraso não vale nada.
• Nas campanhas de reativação, use uma janela larga (6 meses ou mais) e um prazo de repetição alto (90 dias ou mais). Contactar de mês a mês quem não quer vir é incomodar.
• Escreva mensagens curtas e assinadas pela clínica. Uma mensagem longa não é lida.
• Nunca use campanhas para publicidade agressiva. Perde-se a confiança do paciente e o número da clínica arrisca-se a ser bloqueado.
• Corrija os telefones em falta assim que os detetar. Cada paciente sem telefone válido é um paciente que nunca será contactado.
• Mantenha os estados das marcações atualizados. As campanhas dependem inteiramente deles para saber quem veio e quem não veio.
• Se a receção for tratar das campanhas, peça ao administrador as permissões view-campaigns e manage-campaigns.

Por confirmar

• Não foi possível confirmar como se edita uma campanha já criada. O sistema aceita a alteração, mas não foi encontrado o botão no ecrã.
• Não foi possível confirmar se existe forma de enviar as mensagens em bloco, em vez de uma a uma.
• Não foi possível confirmar se existe algum relatório de eficácia das campanhas (quantos pacientes voltaram depois de contactados).
• Não foi possível confirmar durante quanto tempo o histórico de contactos é guardado.
• Não existem testes automáticos para os ecrãs das campanhas, apenas para o cálculo das listas. Confirme sempre à mão o resultado das operações.