Farmácia

Para que serve

A Farmácia controla o stock de produtos e medicamentos da clínica:

• que produtos existem e quantos há de cada;
• em que lotes estão, e quando cada lote expira;
• as entradas (compras, reposições);
• as saídas (dispensas, perdas, quebras);
• avisos automáticos quando o stock fica abaixo do mínimo.

O sistema usa a regra FEFO — do inglês First Expired, First Out, ou seja, sai primeiro o lote que expira mais cedo. Não é preciso escolher o lote: o sistema escolhe sozinho.

Quando usar

• Quando chega mercadoria do fornecedor.
• Quando se dispensa medicação a um paciente.
• Quando há uma perda ou uma quebra.
• No início do dia, para ver o que está em falta ou a expirar.
• Antes de fazer uma encomenda.

Quem pode usar

Ação	Permissão	Perfis que têm
Ver a página e o stock	view-stock-levels	admin, superadmin, receção
Criar e alterar produtos	manage-inventory	admin, superadmin
Registar entradas e saídas	manage-inventory	admin, superadmin

Quem tem apenas view-stock-levels vê a página, mas não vê os botões Novo produto, Entrada e Saída.

Os perfis médico, enfermeiro e laboratório não têm acesso a esta página.

Ecrãs e funcionalidades

Endereço: /farmacia Menu: grupo Farmácia → Farmácia

[CAPTURA: página da farmácia, com os quatro cartões de resumo em cima, a tabela de produtos ao centro e os movimentos recentes em baixo]

Cabeçalho

• Título: Farmácia — controlo de stock
• Subtítulo: «Produtos, lotes, entradas e saídas (FEFO).»
• Botão Novo produto, no canto superior direito

Os quatro cartões de resumo

Cartão	O que conta
Produtos	Quantos produtos estão registados
Stock baixo	Produtos cujo stock está no mínimo ou abaixo
A expirar (30d)	Lotes que expiram nos próximos 30 dias
Expirados	Lotes cuja validade já passou

Tabela de produtos

Colunas: Produto, Stock, Mín., Validade + próxima e Ações.

Junto ao nome do produto podem aparecer etiquetas:

Etiqueta	Cor	Significado
baixo	amarelo	O stock está no mínimo definido, ou abaixo
N expirado(s)	vermelho	Há N lotes fora de validade
N a expirar	laranja	Há N lotes a expirar nos próximos 30 dias

Se não houver produtos: «Sem produtos. Adicione o primeiro.»

Movimentos recentes

Bloco no fim da página, com o título Movimentos recentes. Só aparece se houver movimentos.

Cada movimento tem uma etiqueta:

Etiqueta	Significado
Entrada	Deu entrada em stock
Saída	Saiu do stock
Acerto	Correção de inventário

As quantidades aparecem com sinal: +10 para entradas, -3 para saídas.

Cada botão, o que faz

Botão	O que faz	Quando aparece
Novo produto	Abre a janela Novo produto	Só com manage-inventory
Entrada (na linha de um produto)	Abre a janela Entrada — {nome do produto}	Só com manage-inventory
Saída (na linha de um produto)	Abre a janela Saída — {nome do produto}	Só com manage-inventory. Fica desativado se o stock for zero
Cancelar (nas janelas)	Fecha sem gravar	—
Adicionar	Grava o produto novo	—
Registar entrada	Grava a entrada em stock	—
Registar saída	Grava a saída de stock	—

Cada campo do formulário

Janela Novo produto

Campo	Obrigatório	Regras
Nome *	Sim	Texto, até 255 caracteres
Categoria	Não	Escolhida do cadastro de categorias. A opção vazia diz — escolher —
Unidade	Não	Escolhida do cadastro de unidades de medida. A opção vazia diz — escolher —
Fabricante	Não	Escolhido do cadastro de fabricantes. A opção vazia diz — opcional —
Marca	Não	Escolhida do cadastro de marcas. A opção vazia diz — opcional —
Fornecedor principal	Não	Escolhido do cadastro de fornecedores. Mostra ainda o NIF e o Telefone
Código	Não	Texto, até 100 caracteres
Stock mínimo (alerta)	Não	Número inteiro, zero ou mais

As listas de Categoria, Unidade, Fabricante, Marca e Fornecedor vêm dos Cadastros base. Se a opção que procura não existir, pode criá-la sem sair deste formulário.

Janela Entrada

Campo	Obrigatório	Regras
Quantidade *	Sim	Número inteiro, 1 ou mais
Lote	Não	Texto, até 100 caracteres
Validade	Não	Data
Custo unitário	Não	Número, zero ou mais

Cada entrada cria um lote novo. Preencha sempre o Lote e a Validade: sem eles, o sistema não consegue avisá-lo de produtos a expirar, nem aplicar corretamente a regra FEFO.

Janela Saída

Antes dos campos aparece a frase:

«Disponível: {stock} {unidade}. Consome primeiro os lotes com validade mais próxima.»

Campo	Obrigatório	Regras
Quantidade *	Sim	Número inteiro, 1 ou mais, e não mais do que o stock disponível
Motivo	Não	Texto, até 255 caracteres. O exemplo sugerido é «dispensa, perda, quebra…»

Baixa automática por prescrição

Quando o médico grava uma prescrição, o sistema tenta dar baixa desses medicamentos no stock da farmácia, automaticamente.

Como funciona:

1. O sistema procura um produto ativo com exatamente o mesmo nome do medicamento prescrito. A comparação ignora maiúsculas, minúsculas e espaços a mais.
2. Se encontrar o produto e houver stock suficiente, dá baixa pela regra FEFO. O movimento fica registado com o motivo Dispensa por prescrição.
3. Se não encontrar o produto, ou se não houver stock suficiente, não faz nada e não mostra qualquer aviso.

Este comportamento é intencional: uma receita de um medicamento que a clínica não vende (uma «receita externa») não deve bloquear o médico. O importante é que a prescrição nunca falha por causa do stock.

Consequência prática: para que a baixa automática funcione, o produto na farmácia tem de estar registado com rigorosamente o mesmo nome que o médico escreve na receita. Combine com a equipa clínica uma lista de nomes.

Exemplo prático

Situação: chega uma encomenda de paracetamol. A clínica ainda não tem esse produto registado.

Parte 1 — Criar o produto

1. Ir a Farmácia → Farmácia.
2. Clicar em Novo produto.
3. Preencher:
   • Nome *: Paracetamol 500mg
   • Categoria: Analgésicos
   • Unidade: Comprimido
   • Fabricante: Generis
   • Fornecedor principal: Farmadis Angola
   • Código: PAR500
   • Stock mínimo (alerta): 50
4. Clicar em Adicionar.
5. Aparece a mensagem «Produto adicionado.»

Parte 2 — Dar entrada da encomenda

6. Na linha do Paracetamol 500mg, clicar em Entrada.
7. Preencher:
   • Quantidade *: 200
   • Lote: LT-2026-A45
   • Validade: 31/12/2027
   • Custo unitário: 85
8. Clicar em Registar entrada.
9. Aparece «Entrada registada.» e o stock passa a 200.

Parte 3 — Segunda entrada, com lote mais antigo

10. Duas semanas depois chega outra encomenda, com validade mais curta.
11. Entrada: 100 unidades, lote LT-2026-B12, validade 30/06/2027.
12. O stock passa a 300.

Parte 4 — Dispensa

13. Um paciente leva 20 comprimidos.
14. Na linha do produto, clicar em Saída.
15. Preencher Quantidade *: 20, Motivo: dispensa ao balcão.
16. Clicar em Registar saída.
17. Aparece «Saída registada.»
18. O sistema tira do lote LT-2026-B12, porque é o que expira mais cedo — mesmo tendo entrado depois.

Parte 5 — Aviso de stock baixo

19. Ao longo do mês o stock desce até 48.
20. Como o mínimo é 50, ao registar a saída que baixa dos 50 o sistema envia uma notificação a quem tem gestão de inventário:
    • Título: Stock baixo
    • Texto: «Paracetamol 500mg: 48 Comprimido (mínimo 50).»
21. Na tabela, o produto passa a mostrar a etiqueta amarela baixo.

Fluxo completo

Registar um produto novo

1. Farmácia → Farmácia.
2. Novo produto.
3. Preencher o Nome * e, se possível, categoria, unidade, fabricante e fornecedor.
4. Definir o Stock mínimo (alerta).
5. Adicionar.

Dar entrada de mercadoria

1. Localizar o produto na tabela.
2. Entrada.
3. Preencher Quantidade *, Lote, Validade e Custo unitário.
4. Registar entrada.
5. Repetir para cada lote diferente da encomenda.

Registar uma saída

1. Localizar o produto na tabela.
2. Saída.
3. Preencher Quantidade * e Motivo.
4. Registar saída.

Rotina de controlo

1. Ao início do dia, ler os cartões Stock baixo, A expirar (30d) e Expirados.
2. Retirar do stock, com uma Saída com motivo expirado, os lotes fora de validade.
3. Encomendar o que está em Stock baixo.

Erros comuns e como resolver

Mensagem ou situação	Porquê	O que fazer
Não vejo os botões Novo produto, Entrada e Saída	Falta-lhe a permissão manage-inventory	Fale com o administrador da clínica
«Stock insuficiente (disponível: N).»	Está a tentar tirar mais do que existe	Corrija a quantidade. Se o stock real não bate certo, faça primeiro uma Entrada de acerto
O botão Saída está cinzento	O produto tem stock zero	Registe primeiro uma Entrada
O cartão A expirar (30d) está sempre a zero	As entradas foram registadas sem Validade	Preencha sempre a validade nas entradas
Prescrevi um medicamento e o stock não desceu	O nome do produto na farmácia não corresponde ao nome escrito na receita, ou não havia stock suficiente	Confirme que o nome do produto é exatamente igual ao usado nas receitas
A etiqueta baixo não aparece nunca	O campo Stock mínimo (alerta) está a zero	Edite o produto e defina um mínimo maior que zero
Registei uma saída no lote errado	O lote é escolhido automaticamente pela regra FEFO	Não é possível escolher o lote. Se precisar de corrigir, registe uma entrada de acerto
Não recebo notificações de stock baixo	As notificações vão para quem tem manage-inventory	Confirme com o administrador quem tem essa permissão
Não encontro a categoria ou a unidade que quero	Ainda não existe nos cadastros base	Pode criá-la sem sair do formulário. Ver Cadastros base

Dicas e boas práticas

• Preencha sempre o Lote e a Validade nas entradas. É a única forma de o sistema o avisar de produtos a expirar e de a regra FEFO funcionar como deve.
• Registe uma entrada por lote. Juntar duas encomendas com validades diferentes numa só entrada estraga o controlo de validades.
• Defina o Stock mínimo (alerta) com base no consumo de duas semanas, mais o tempo de entrega do fornecedor.
• Use o campo Motivo das saídas com rigor e sempre com as mesmas palavras: dispensa, perda, quebra, expirado. Assim consegue perceber, mais tarde, para onde foi o stock.
• Combine com os médicos a lista de nomes de medicamentos. Se o produto na farmácia se chamar Paracetamol 500mg e o médico escrever Paracetamol 500 mg, a baixa automática não funciona.
• Verifique os cartões de resumo todos os dias. É mais barato do que descobrir a falta quando o paciente já está ao balcão.
• Retire do stock os lotes expirados com uma Saída com motivo expirado. Deixá-los no sistema falseia o stock disponível.

Por confirmar

• Não foi possível confirmar se existe um ecrã para editar um produto já criado. O sistema aceita a alteração, mas não foi encontrado o botão.
• Não foi possível confirmar se existe forma de ver o histórico completo de movimentos, além do bloco Movimentos recentes.
• Não foi possível confirmar se existe um relatório de inventário ou de consumos por período.
• O tipo de movimento Acerto aparece na lista de movimentos, mas não foi encontrado nenhum botão que o produza. O sistema prevê ainda os tipos Perda e Devolução, também sem botão correspondente.
• Não foi possível confirmar se um produto pode ser desativado, nem como.
• Não foi possível confirmar se a baixa automática por prescrição regista o paciente a quem o medicamento foi dispensado.