Definições da clínica

Para que serve

Esta área reúne as definições de funcionamento da clínica:

• como se comporta o calendário da agenda;
• que procedimentos a clínica realiza, e a que preço;
• que especialidades existem;
• que convénios a clínica aceita;
• que vacinas a clínica administra;
• e a auditoria do prontuário, para saber quem viu e quem alterou dados clínicos.

Quando usar

• Na abertura da clínica, para configurar tudo pela primeira vez.
• Quando muda o horário de funcionamento.
• Quando a clínica passa a realizar um procedimento novo, ou muda um preço.
• Quando a clínica assina contrato com um convénio novo.
• Quando o catálogo de vacinas precisa de ser atualizado.
• Quando há suspeita de acesso indevido a dados clínicos.

Quem pode usar

Ação	Permissão	Perfis que têm
Abrir as Configurações	manage-clinic-settings	admin, superadmin, médico, enfermeiro, receção, laboratório
Gerir o catálogo de vacinas	manage-clinic-settings	os mesmos
Ver a Auditoria do prontuário	manage-clinic-settings	os mesmos
Criar procedimentos	create-procedure	admin, superadmin, médico
Criar convénios	create-health-plan	admin, superadmin

Nota importante. A permissão manage-clinic-settings está atribuída a todos os perfis internos, incluindo enfermeiro e laboratório. Na prática, quase toda a equipa consegue abrir estas páginas. Trate as definições com cuidado e combine com a equipa quem é responsável por as alterar.

Ecrãs e funcionalidades

1. Página Configurações da clínica

Endereço: /settings Menu: grupo Administração → Configurações

[CAPTURA: página Configurações da clínica, com os separadores Calendário, Procedimentos, Especialidades, Convénios e Documentos]

• Linha pequena: Administração
• Título: Configurações da clínica
• Cinco separadores: Calendário, Procedimentos, Especialidades, Convénios e Documentos

O separador Documentos ainda não está feito. Mostra apenas: «Gestão de documentos disponível em breve.»

Existe também um ícone de engrenagem, à parte dos separadores. Abre um texto que diz «Definições adicionais disponíveis em breve.»

Os dados de identificação da clínica (nome, morada, logótipo) não se alteram aqui. São geridos noutro painel, fora do endereço da clínica. Fale com o administrador.

2. Separador Calendário

Define como funciona a agenda. Ver a lista completa de campos mais abaixo.

Atenção a um ponto que gera muita confusão: estas definições são por utilizador, não por clínica. Cada pessoa tem a sua própria configuração de calendário. Alterar aqui não muda o calendário dos colegas.

3. Separador Procedimentos

Lista dos atos que a clínica realiza e cobra.

• Botão Novo procedimento
• Tabela com as colunas: #, Nome, Duração, Preço, Código, Internado, Externo, Ativo e Ações
• Ações por linha: Editar e Excluir
• Se não houver nada: «Nenhum procedimento encontrado.»

Ao apagar, o sistema pergunta «Tem a certeza que deseja excluir este procedimento?»

4. Separador Especialidades

Lista das especialidades médicas da clínica. São as que aparecem no campo Especialidade do formulário de marcação.

5. Separador Convénios

Lista das entidades que pagam os atendimentos.

• Botão Novo convénio
• Tabela com as colunas: Nome, Duração, Cor, Código, Contacto, Cobertura, Ativo e Ações
• Ações por linha: Editar e Excluir
• Se não houver nada: «Nenhum convénio encontrado.»

Ao apagar, o sistema pergunta «Tem a certeza que deseja excluir este convénio?»

6. Catálogo de vacinas

Endereço: /configuracoes/vacinas Menu: grupo Clínica → Vacinas

[CAPTURA: catálogo de vacinas, com o formulário "Adicionar" em cima e a tabela de vacinas por baixo]

• Título: Catálogo de vacinas
• Subtítulo: «As vacinas disponíveis para registar no cartão dos pacientes.»
• Formulário Adicionar, com quatro campos e o botão Adicionar
• Tabela com as colunas: Vacina, Doença, Doses, Estado e uma coluna de ação
• O estado é a etiqueta Ativa (verde) ou Inativa (cinzento)
• A ação é o botão Desativar ou Ativar
• Se estiver vazio: «Catálogo vazio — adicione a primeira vacina.»

Este catálogo alimenta o cartão de vacinas de cada paciente. Uma vacina Inativa deixa de aparecer para registo, mas as doses já registadas mantêm-se.

7. Auditoria do prontuário

Endereço: /auditoria/prontuario Menu: grupo Administração → Auditoria do prontuário

[CAPTURA: página de auditoria do prontuário, com os cinco filtros em cima e a tabela de registos por baixo]

• Título: Auditoria do prontuário
• Subtítulo: «Quem acedeu, alterou ou exportou dados clínicos.»
• Cinco filtros: Todas as ações, Todos os utilizadores, Todos os pacientes, De (data) e Até (data)
• Tabela com as colunas: Data / hora, Utilizador, Ação, Paciente, Assunto e IP
• Se não houver registos: «Sem registos de auditoria.»
• Em rodapé: «Mostra os 300 registos mais recentes (aplicar filtros para refinar).»

As ações aparecem como etiquetas coloridas:

Etiqueta	Cor	Significado
Consulta	azul	Alguém abriu e leu o registo
Criação	verde	O registo foi criado
Alteração	amarelo	O registo foi alterado
Eliminação	rosa	O registo foi apagado
Exportação	roxo	Os dados foram exportados

O registo de auditoria é só de leitura. Ninguém o pode alterar nem apagar, nem sequer o administrador. Guarda também o nome de quem fez a ação, mesmo depois de essa pessoa sair da clínica. Quando a ação é feita pelo próprio sistema, aparece Sistema. As palavras-passe nunca são guardadas no registo.

Cada botão, o que faz

Nas Configurações

Botão	O que faz
Separadores Calendário, Procedimentos, Especialidades, Convénios, Documentos	Mudam de secção
Guardar configurações (separador Calendário)	Grava as definições. Enquanto grava, mostra A guardar…
Adicionar escala	Acrescenta um bloco de horário
Ícone do caixote do lixo (num bloco de escala)	Remove esse bloco
Novo procedimento	Abre o formulário de procedimento
Novo convénio	Abre a janela de registo de convénio
Editar / Excluir (nas tabelas)	Alteram ou apagam a linha

No catálogo de vacinas

Botão	O que faz
Adicionar	Acrescenta a vacina ao catálogo
Desativar	Retira a vacina das opções de registo, sem apagar o histórico
Ativar	Volta a disponibilizar a vacina

Na auditoria

Elemento	O que faz
Filtro Todas as ações	Mostra só um tipo de ação
Filtro Todos os utilizadores	Mostra só o que uma pessoa fez
Filtro Todos os pacientes	Mostra só o que foi feito a um paciente
De e Até	Limitam o período

Cada campo do formulário

Separador Calendário

Campo	O que faz
Idiomas	Escolhe o idioma do calendário
Idioma	Mostra o idioma atual. Está bloqueado
Fuso horário	África/Luanda ou América/São Paulo
Cálculo do número da semana	Local, ISO, ISO-8601, Gregoriano, Sistema, Moment, Automático ou Função
Vista padrão	Obrigatório. Mês, Semana ou Dia
Tempo por bloco	Duração de cada bloco de agenda (por exemplo, 00:30)
Intervalo de tempo	De quanto em quanto tempo aparece a etiqueta da hora
Tempo mínimo do slot	Hora a que o calendário começa
Tempo máximo do slot	Hora a que o calendário acaba
Início do intervalo válido	Primeira data em que se pode marcar
Fim do intervalo válido	Última data em que se pode marcar

Bloco Opções do calendário — interruptores de ligar/desligar:

Interruptor	O que faz
Carregamento	Mostra o indicador de carregamento
Números da semana	Mostra o número da semana
Evento máximo do dia	Limita quantas marcações se veem por dia
Editar agendamentos?	Permite alterar marcações diretamente no calendário
Agendamento selecionável?	Permite arrastar o rato para criar uma marcação
Pré-visualização do agendamento	Mostra a marcação enquanto arrasta
Exibir fins de semana?	Mostra ou esconde sábado e domingo
Slot o dia todo	Mostra a linha de «dia inteiro»
Agendamentos bloqueados	«Impede arrastar para alterar o início das consultas.»
Desativar redimensionamento	«Impede redimensionar a consulta mesmo quando editável.»
Droppable	Permite largar elementos no calendário

Bloco Escala — para cada bloco: Dia da semana, Hora de início e Hora de fim.

Bloco Ocultar dias em que o profissional não atende — etiquetas dos dias da semana, que se ligam e desligam.

Nenhum destes campos é verificado pelo servidor. Não há mensagens de erro específicas. Preencha com cuidado, sobretudo as horas.

Formulário Adicionar (catálogo de vacinas)

Campo	Obrigatório	Regras
Nome *	Sim	Até 255 caracteres
Doença que previne	Não	Até 255 caracteres
Fabricante	Não	Até 255 caracteres
Doses recomendadas	Sim	Número inteiro, de 1 a 20

Ao gravar aparece «Vacina adicionada ao catálogo.» Ao alterar aparece «Vacina atualizada.»

Janela Novo convénio

Campo	Obrigatório	Notas
Nome	Sim, na prática	O nome da seguradora ou empresa
Duração	Não	—
Cor	Não	Seletor de cor. Serve para distinguir na agenda
Número de registo	Não	—
Contacto	Não	—
Cobertura	Não	Campo de texto livre
Endereço	Não	—
Contacto para cobrança	Não	—
Termos de cobrança	Não	—
Tipo de cobertura	Não	—
Notas adicionais	Não	Campo de texto livre
Ativo	Não	Interruptor

Botão para gravar: Registar convénio.

Exemplo prático

Situação: a clínica vai começar a dar a vacina da gripe e assinou contrato com uma seguradora nova.

Parte 1 — Acrescentar a vacina ao catálogo

1. A administradora vai a Clínica → Vacinas.
2. No formulário Adicionar, preenche:
   • Nome *: Vacina da gripe (trivalente)
   • Doença que previne: Gripe sazonal
   • Fabricante: Sanofi
   • Doses recomendadas: 1
3. Clica em Adicionar.
4. Aparece a mensagem «Vacina adicionada ao catálogo.»
5. A vacina passa a estar na tabela, com a etiqueta Ativa.
6. A partir de agora, a enfermagem pode registá-la no cartão de vacinas dos pacientes.

Parte 2 — Registar o convénio novo

7. Vai a Administração → Configurações.
8. Clica no separador Convénios.
9. Clica em Novo convénio.
10. Preenche:
    • Nome: ENSA Seguros
    • Cor: azul
    • Número de registo: ENSA-2026-118
    • Contacto: 222 334 455
    • Cobertura: Consultas de clínica geral e especialidade, 80%
11. Liga o interruptor Ativo.
12. Clica em Registar convénio.
13. O convénio passa a aparecer na tabela e no campo Convénio do formulário de marcação.

Parte 3 — Verificar quem consultou um prontuário

14. Um paciente queixa-se de que os seus dados foram vistos indevidamente.
15. A administradora vai a Administração → Auditoria do prontuário.
16. No filtro Todos os pacientes, escolhe o paciente em causa.
17. Nos campos De e Até, define o período da última semana.
18. A tabela mostra as linhas com Data / hora, Utilizador, Ação, Paciente, Assunto e IP.
19. Vê uma linha com a etiqueta Consulta, com o nome de um funcionário e a data e hora exatas.

Fluxo completo

Configurar o calendário

1. Ir a Administração → Configurações.
2. Ficar no separador Calendário.
3. Escolher o Fuso horário e a Vista padrão.
4. Definir Tempo mínimo do slot e Tempo máximo do slot (o horário da clínica).
5. Definir o Tempo por bloco (a duração típica de uma consulta).
6. Preencher a Escala com os dias e horas de funcionamento.
7. Ligar ou desligar as Opções do calendário.
8. Clicar em Guardar configurações.
9. Abrir a agenda e confirmar que ficou como pretendido.

Acrescentar uma vacina

1. Ir a Clínica → Vacinas.
2. Preencher Nome * e Doses recomendadas.
3. Preencher, se souber, a Doença que previne e o Fabricante.
4. Clicar em Adicionar.

Investigar um acesso

1. Ir a Administração → Auditoria do prontuário.
2. Filtrar por paciente, por utilizador ou por período.
3. Ler as linhas apresentadas.
4. Se precisar de mais de 300 registos, refinar os filtros.

Erros comuns e como resolver

Situação	Porquê	O que fazer
Alterei o calendário e os meus colegas continuam a ver o horário antigo	As definições de calendário são por utilizador, não por clínica	Cada pessoa tem de configurar o seu calendário
Aparece «procedimento atualizado com sucesso» ao gravar as configurações	Erro de texto do sistema	As configurações foram gravadas. Ignore a palavra «procedimento»
Um convénio não aparece no formulário de marcação	Está inativo, ou não foi gravado	Vá ao separador Convénios e confirme o interruptor Ativo
Uma vacina não aparece para registo no cartão do paciente	Está Inativa	Clique em Ativar na linha da vacina
Apaguei uma vacina do catálogo por engano	Não há botão de apagar, só Desativar	Clique em Ativar para a repor
Não consigo alterar o nome ou o logótipo da clínica	Não se alteram aqui	Fale com o administrador; são geridos noutro painel
O separador Documentos não faz nada	Ainda não está implementado	Aguarde uma versão futura
A auditoria não mostra o registo que procuro	Só aparecem os 300 registos mais recentes	Use os filtros de utilizador, paciente e datas
A auditoria diz Sistema na coluna do utilizador	A ação foi feita automaticamente, sem pessoa	É normal
Guardei as configurações do calendário e nada mudou	Alguns campos exigem recarregar a página	Recarregue a agenda

Dicas e boas práticas

• Combine na equipa quem é responsável por alterar as configurações. Como quase todos os perfis podem entrar aqui, acontecem com frequência alterações descoordenadas.
• Antes de alterar horários do calendário, avise a equipa. Marcações existentes fora do novo horário continuam lá, mas passam a parecer estranhas.
• Mantenha o catálogo de vacinas arrumado: desative as que já não usa, em vez de as deixar acumular.
• Nos convénios, use cores diferentes. Na agenda, ajuda a perceber de relance quem é particular e quem tem seguro.
• Consulte a Auditoria do prontuário de vez em quando, mesmo sem suspeitas. É a forma de perceber se há acessos fora do normal.
• O registo de auditoria não se pode alterar. Isso é uma proteção, não uma limitação.

Por confirmar

• As definições do calendário são gravadas por utilizador. Não foi possível confirmar se existe uma configuração geral da clínica que sirva de base para quem nunca configurou nada.
• Nenhum campo do separador Calendário é verificado pelo servidor. Não foi possível confirmar o que acontece se, por exemplo, a hora de fim for anterior à hora de início.
• Não foi possível confirmar se as tabelas de Procedimentos, Especialidades e Convénios têm outros ecrãs de acesso além destes separadores.
• A tabela Convénios tem uma coluna Duração. Não foi possível confirmar o que essa duração significa para um convénio.
• Não existem testes automáticos para as configurações da clínica. Confirme sempre à mão o resultado das alterações.
• Não foi possível confirmar durante quanto tempo os registos de auditoria são guardados.