Financeiro (despesas e caixa)

Para que serve

O módulo Financeiro trata do dinheiro que sai e do dinheiro em numerário que está no balcão. Tem duas partes:

Despesas. Tudo o que a clínica paga: fornecedores, rendas, salários, material. Permite registar contas a pagar e marcá-las como pagas.

Caixa. O controlo do dinheiro físico do balcão: abertura com fundo de maneio, entradas e saídas ao longo do dia, e fecho com contagem.

A faturação aos pacientes está noutro capítulo, o de Faturação da consulta. A faturação às seguradoras está no capítulo Convénios.

Quando usar

Despesas:

• Quando chega uma fatura de fornecedor.
• Quando se paga uma despesa.
• No fim do mês, para ver o resultado.

Caixa:

• Ao abrir a clínica, para abrir o caixa com o fundo de maneio.
• Ao longo do dia, para registar suprimentos e sangrias.
• Ao fechar a clínica, para contar o dinheiro e fechar o caixa.

Quem pode usar

Ação	Permissão	Perfis que têm
Ver o painel financeiro e o caixa	view-payments	admin, superadmin, receção
Registar, alterar, pagar e remover despesas	manage-billing	admin, superadmin, receção
Criar categorias de despesa	manage-billing	admin, superadmin, receção
Abrir, movimentar e fechar o caixa	manage-billing	admin, superadmin, receção

Os perfis médico, enfermeiro e laboratório não têm acesso.

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Ecrã 1 — Painel financeiro

Endereço: /financeiro Menu: grupo Financeiro → Financeiro

[CAPTURA: painel financeiro, com os cinco cartões no topo, os gráficos ao centro e a tabela de despesas em baixo]

Os cinco cartões

Cartão	O que mostra
Receita	O que a clínica recebeu no período. Se houver receita de convénios, aparece por baixo «{valor} de convénios»
Despesas	O que a clínica gastou no período
Resultado	A diferença entre receita e despesas
A pagar	Despesas por pagar. Se houver vencidas, aparece por baixo «{valor} vencido»
A receber	O que está faturado e por cobrar. Se houver de convénios, aparece por baixo «{valor} de convénios»

Os dois gráficos

Gráfico	O que mostra
Fluxo de caixa — receita vs despesa	Evolução no período, com a legenda Receita e Despesa. Se estiver vazio: «Sem dados no período.»
Despesas por categoria	Repartição das despesas pagas. Se estiver vazio: «Sem despesas pagas.»

Tabela Despesas do período

Colunas: Descrição, Categoria, Data, Vencimento, Valor e Estado.

Se não houver nada: «Sem despesas no período.»

Estados possíveis:

Etiqueta	Significado
Paga	Já foi paga
Vencida	Por pagar, e a data de vencimento já passou
Pendente	Por pagar, e ainda dentro do prazo

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Ecrã 2 — Caixa

Endereço: /financeiro/caixa Chega-se pelo botão Caixa, no painel financeiro.

[CAPTURA: ecrã do caixa aberto, com os quatro cartões, o formulário de movimento e a lista de movimentos]

Quando não há caixa aberto

Aparece a mensagem «Nenhum caixa aberto.» e o formulário de abertura, com o campo Saldo inicial (fundo de maneio) e o botão Abrir caixa.

Se não tiver permissão: «Sem permissão para abrir o caixa.»

Quando há caixa aberto

Quatro cartões:

Cartão	O que mostra
Saldo inicial	O fundo de maneio com que o caixa abriu
Entradas	Total do dinheiro que entrou
Saídas	Total do dinheiro que saiu
Esperado em caixa	Saldo inicial, mais entradas, menos saídas

Por baixo aparece «Aberto por {nome} · {data e hora}».

Bloco Registar movimento, para lançar entradas e saídas.

Bloco Fechar caixa, com o campo Valor contado e o botão Fechar. Por baixo: «A diferença (contado − esperado) é calculada ao fechar.»

Tabela Movimentos, com a hora, a etiqueta Entrada ou Saída, o valor, o motivo e quem registou. Se estiver vazia: «Sem movimentos.»

Tabela Fechos anteriores, com as colunas Fechado, Por, Esperado, Contado e Diferença. Mostra os últimos 15 fechos.

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Cada botão, o que faz

No painel financeiro

Botão	O que faz
Caixa	Abre o ecrã do caixa
Categorias	Abre a janela de categorias de despesa. Só com manage-billing
Nova despesa	Abre a janela Nova despesa. Só com manage-billing
Marcar paga (numa linha)	Marca a despesa como paga. Só aparece em despesas por pagar
Ícone do caixote do lixo (numa linha)	Pergunta «Remover esta despesa?» e, se confirmar, remove
Registar (na janela de despesa)	Grava a despesa
Cancelar	Fecha sem gravar
Adicionar (na janela de categorias)	Cria a categoria
Fechar (na janela de categorias)	Fecha a janela

No ecrã do caixa

Botão	O que faz
Abrir caixa	Abre uma sessão de caixa com o saldo inicial indicado
Adicionar (em Registar movimento)	Lança a entrada ou a saída
Fechar	Pergunta «Fechar o caixa?» e, se confirmar, fecha a sessão e calcula a diferença

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Cada campo do formulário

Janela Nova despesa

Campo	Obrigatório	Regras
Descrição *	Sim	Texto, até 255 caracteres
Categoria	Não	Escolhida da lista de categorias
Fornecedor	Não	Escolhido do cadastro de fornecedores. Pode criar um sem sair do formulário, com os campos NIF e Telefone
Valor (AOA) *	Sim	Número, zero ou mais
Data *	Sim	Data válida
Vencimento	Não	Data válida
Método de pagamento	Não	Escolhido do cadastro de métodos de pagamento
Centro de custo	Não	Escolhido do cadastro de centros de custo
Já paga (regista como paga na data da despesa)	Não	Caixa a marcar. Se marcada, a despesa fica logo como Paga

Janela de categorias

Campo	Obrigatório	Regras
Nova categoria	Sim	Texto, até 255 caracteres

Abertura de caixa

Campo	Obrigatório	Regras
Saldo inicial (fundo de maneio)	Sim	Número, zero ou mais

Registar movimento

Campo	Obrigatório	Regras
Tipo	Sim	Entrada ou Saída
Valor	Sim	Número, pelo menos 0,01
Motivo	Não	Texto, até 255 caracteres. O exemplo sugerido é «Motivo (suprimento, sangria…)»

Fechar caixa

Campo	Obrigatório	Regras
Valor contado	Sim	Número, zero ou mais

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Como o caixa se enche sozinho

Não é preciso lançar à mão os pagamentos dos pacientes. Quando se marca uma fatura como paga em dinheiro, o sistema lança automaticamente uma Entrada no caixa aberto, com o motivo Venda em dinheiro.

O mesmo acontece com os recebimentos de convénios pagos em dinheiro. Ver Convénios.

Duas regras a saber:

1. Se não houver caixa aberto, não acontece nada. O pagamento é registado na fatura, mas não entra no caixa. Não aparece qualquer aviso.
2. Pagamentos que não são em dinheiro nunca entram no caixa. Transferências, cartão e referências Multicaixa ficam de fora, e é assim que deve ser.

Por isso, abra o caixa antes de começar a receber pagamentos. Um caixa aberto a meio da manhã perde tudo o que se recebeu antes.

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Exemplo prático

Situação: um dia normal na Clínica Bom Pastor.

07h45 — Abrir o caixa

1. A rececionista vai a Financeiro → Financeiro e clica em Caixa.
2. Vê «Nenhum caixa aberto.»
3. Conta o dinheiro do fundo de maneio: 20.000 kwanzas.
4. Escreve 20000 no campo Saldo inicial (fundo de maneio).
5. Clica em Abrir caixa. Aparece «Caixa aberto.»

Durante o dia

6. Vários pacientes pagam consultas em dinheiro. Cada pagamento entra automaticamente no caixa, com o motivo Venda em dinheiro.
7. Às 11h00, é preciso pagar um estafeta. A rececionista tira 3.000 kwanzas.
8. No bloco Registar movimento, escolhe Saída, escreve 3000 no Valor e pagamento a estafeta no motivo.
9. Clica em Adicionar. Aparece «Movimento registado.»

14h00 — Registar uma despesa

10. Chega a fatura da lavandaria, de 45.000 kwanzas, com vencimento a 30 dias.
11. A rececionista vai a Financeiro → Financeiro e clica em Nova despesa.
12. Preenche:
    • Descrição *: Lavandaria — fevereiro
    • Categoria: Serviços externos
    • Fornecedor: Lavandaria Kianda
    • Valor (AOA) *: 45000
    • Data *: 12/02/2026
    • Vencimento: 14/03/2026
    • Já paga: deixa por marcar
13. Clica em Registar. Aparece «Despesa registada.»
14. A despesa aparece na tabela com o estado Pendente, e o cartão A pagar sobe 45.000.

18h00 — Fechar o caixa

15. A rececionista volta ao ecrã do caixa.
16. O cartão Esperado em caixa mostra 95.000 kwanzas.
17. Conta o dinheiro da gaveta: 94.500.
18. Escreve 94500 no campo Valor contado.
19. Clica em Fechar e confirma na pergunta «Fechar o caixa?»
20. Aparece «Caixa fechado.»
21. Na tabela Fechos anteriores aparece a linha, com Diferença de -500.

Mais tarde — Pagar a lavandaria

22. Em março, ao pagar a fatura, a rececionista vai à tabela Despesas do período.
23. Na linha da lavandaria, clica em Marcar paga.
24. Aparece «Despesa marcada como paga.» e o estado passa a Paga.

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Fluxo completo

Rotina diária do caixa

1. Ao abrir a clínica: contar o fundo de maneio e clicar em Abrir caixa.
2. Durante o dia: registar as saídas e as entradas que não venham de faturas, com Registar movimento.
3. Ao fechar: contar o dinheiro, escrever o Valor contado e clicar em Fechar.
4. Se houver diferença: investigar antes de sair.

Registar uma despesa

1. Ir a Financeiro → Financeiro.
2. Clicar em Nova despesa.
3. Preencher Descrição *, Valor (AOA) * e Data *.
4. Preencher a Categoria, o Fornecedor e o Vencimento.
5. Marcar Já paga apenas se estiver a pagar no momento.
6. Clicar em Registar.

Pagar uma despesa

1. Ir a Financeiro → Financeiro.
2. Localizar a despesa na tabela.
3. Clicar em Marcar paga.

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Erros comuns e como resolver

Mensagem ou situação	Porquê	O que fazer
«Já existe uma sessão de caixa aberta.»	Alguém já abriu o caixa hoje, ou o caixa de ontem não foi fechado	Feche o caixa anterior antes de abrir um novo
«Não há caixa aberto.»	Está a registar um movimento, ou a fechar, sem caixa aberto	Abra o caixa primeiro
Recebi dinheiro e o caixa não subiu	Não havia caixa aberto no momento do pagamento	Abra o caixa antes de começar a receber. Lance a diferença como movimento de Entrada
Um pagamento por transferência não aparece no caixa	Só entram no caixa os pagamentos em dinheiro	É o comportamento correto
A diferença no fecho não é zero	Falta ou sobra dinheiro na gaveta	Confira a contagem, os movimentos do dia e os pagamentos registados. Não feche sem perceber a diferença
Não vejo os botões Nova despesa e Categorias	Falta-lhe a permissão manage-billing	Fale com o administrador da clínica
Não encontro o fornecedor que quero	Ainda não existe nos cadastros base	Pode criá-lo sem sair do formulário. Ver Cadastros base
Uma despesa aparece como Vencida	O vencimento já passou e continua por pagar	Pague, ou corrija o vencimento
Removi uma despesa por engano	O sistema pergunta antes de remover	Volte a registá-la
O cartão Resultado dá negativo	As despesas do período superam a receita	Analise a repartição no gráfico Despesas por categoria
O caixa de ontem ficou aberto	Ninguém o fechou	Feche-o, com o valor realmente contado. A diferença fica registada

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Dicas e boas práticas

• Abra o caixa antes de atender o primeiro paciente. É a regra mais importante deste módulo. Sem caixa aberto, o dinheiro recebido não é lançado e ninguém é avisado disso.
• Feche o caixa todos os dias, mesmo que a diferença não seja zero. Um caixa aberto durante uma semana não serve para nada.
• Investigue sempre diferenças no fecho, por pequenas que sejam. Uma diferença repetida é sinal de um problema, não de azar.
• Registe as despesas quando a fatura chega, mesmo que ainda não seja para pagar. É isso que dá sentido ao cartão A pagar.
• Preencha sempre o Vencimento. Sem ele, o sistema não consegue mostrar o que está vencido.
• Use poucas Categorias e sempre as mesmas. Vinte categorias tornam o gráfico ilegível.
• Preencha o Centro de custo se a clínica tiver mais do que uma unidade ou especialidade a analisar em separado.
• Use o campo do motivo dos movimentos com rigor: suprimento, sangria, troco, pagamento a fornecedor. É o que permite explicar o dia.

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Por confirmar

• Não foi possível confirmar como se edita uma despesa já registada. O sistema aceita a alteração, mas não foi encontrado o botão.
• Não foi possível confirmar se as categorias de despesa podem ser desativadas ou removidas.
• Os campos de notas existem no sistema, tanto na despesa como no fecho de caixa, mas não foram encontrados os campos correspondentes no ecrã.
• Não foi possível confirmar como se define o período de análise do painel financeiro.
• Não foi possível confirmar se existe forma de reabrir um caixa já fechado.
• Não foi possível confirmar se o dinheiro do fecho de caixa se liga automaticamente a alguma conta bancária ou lançamento contabilístico.